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Das AutoForm WebPart ermöglicht die Erfassung von Daten über ein generisch generiertes Webformular. Das WebPart ermöglicht die Datenerfassung für authentifizierte sowie anonyme Benutzer. Gespeichert werden die eingegebenen Daten innerhalb einer SharePoint Liste. Werden sensible Daten erfasst, können diese nach einen definierten Zeitraum automatisiert aus der Liste entfernt werden. Das AutoForm WebPart muss dazu über zwei Eigenschaften - die in der unteren Abbildung zu sehen sind - konfiguriert werden.
In dem oberen Eingabefeld wird der Zeitraum in Tagen eingetragen, nach den neue Einträge bereinigt werden sollen. Hierbei wird immer vom Erstellungsdatum des Listeneintrags ausgegangen. Über die untere Auswahlliste, über die eine SharePoint Ansicht auswählbar ist, kann das Löschverhalten konfiguriert werden. Wird die Standardansicht "Alle Elemente" selektiert, wird bei einen Bereinigungslauf der gesamte Listeneintrag gelöscht. Wird eine andere Ansicht verwendet, werden nur die Inhalte aus den Text- und Note-Feldern der Ansicht bei einen Bereinigungslauf entfernt. Insbesondere Auswahlfelder und Checkboxen etc. werden nicht gelöscht, da diese normalerweise keine sensiblen Daten enthalten.
StandardwerteWird eine neue Liste ausgewählt, wird automatisch die Ansicht "Alle Elemente" - wenn vorhanden - als Löschansicht definiert. In dem oberen Eingabefeld werden automatisch 180 Tage eingetragen. Diese Standardwerte können bei Bedarf angepasst werden.
Der Bereinigungsdienst wird über die SharePoint Zentraladministration gesteuert. Bevor dieser zur Verfügung steht, muss das SharePoint Lösungspaket "Seven49.SharePoint.ClearSensitiveContent.wsp" installiert werden. Als Installationsziel ist hierbei die SharePoint Zentraladministration zu wählen. Nach der erfolgreichen Installation kann die Dienstkonfiguration direkt über die Startseite der Zentraladministration, wie in der unteren Abbildung zu sehen ist, aufgerufen werden.
Über die neue untere rechte Gruppe "seven49 Services" und den dortigen Link "AutoForm Content removal service" gelangt man zu den Diensteinstellungen. Nach Klick auf den Link wird die folgende Oberfläche angezeigt:
Über diese Oberfläche kann nun die Dienstausführung konfiguriert werden. Zunächst muss aus der oberen Auswahlliste "Web Application" die gewünschte Web-Anwendung selektiert werden. Danach ist der gewünschte Ausführungsplan anzugeben. Entweder kann der Bereinigungslauf minütlich, stündlich oder einmal täglich ausgeführt werden. Damit der Dienst auch tatsächlich ausgeführt wird, muss noch das Kontrollkästchen "Enable service" aktiviert werden. Soll der Dienst ausgesetzt werden, muss diese Einstellungen wieder deaktiviert werden.
Der Bereinigungsdienst verwendet eine SharePoint Liste, um auf alle eingerichtete AutoForm WebParts innerhalb der Webseitenauflistung schnell zugreifen zu können. Die Einträge werden erstellt und aktualisiert, sobald ein AutoForm WebPart auf einer Seite bearbeitet und gespeichert wurde. Wenn bereits viele AutoForm WebParts eingerichtet wurden, kann mithilfe eines speziellen Programms diese Liste initial erstellt werden. Bei Bedarf kann dieses Programm zur Verfügung gestellt werden.
Die zentrale Liste befindet sich auf der obersten Ebene der Webseitensammlung und ist mit "AutoForm Information" betitelt. Wie bereits erläutert, enthält diese Liste alle Seiten auf denen mind. ein AutoForm WebPart vorhanden ist. Die Liste enthält im Kontextmenü (siehe unter Abbildung) einen zusätzlichen Menüpunkt, über den weitere Detailinformationen abgerufen werden können.
Nach Auswahl des neuen Menüpunktes wird die folgende Übersichtsseite angezeigt:
Die Liste für den Schnellzugriff auf die einzelnen Seiten mit AutoForm WebParts enthält zusätzliche Hinweise zu den letzten Bereinigungsläufen. Hierbei handelt es sich um die folgenden 3 Spalten:
Die Spalte LastUpdatedId enthält die letzte bearbeitete Listen-ID der entsprechenden SharePoint Liste. D. h. der nächste Bereinigungslauf berücksichtigt nur Einträge größer der letzten ID aus dieser Spalte. Bei Bedarf kann dieses Feld auf andere benötigte Werte eingestellt werden. Soll die gesamte Liste nochmals bereinigt werden, kann der Eintrag zum Beispiel auf 0 zurückgesetzt werden.
Die Spalte LastCleanup enthält das Datum des letzten durchgeführten Bereinigungslaufs. Die Spalte AffectedEntriesLastRun zeigt die Anzahl der bearbeiteten Listeneinträge des letzten Bereinigungslaufs an.